Nach einer Website-Übergabe sollte Ihr Unternehmen auf die richtigen Konten zugreifen, die vereinbarten Dateien finden und nachvollziehen können, wie Änderungen auf die veröffentlichte Website gelangen. Außerdem sollte klar sein, wer sich um Probleme kümmert. Fordern Sie eine schriftliche Bestandsliste an, prüfen Sie diese mit Ihren eigenen autorisierten Zugängen und halten Sie vor dem Projektabschluss fest, was noch offen ist.
Diese Checkliste richtet sich an Unternehmen, die eine neue Website übernehmen oder das zuständige Betreuungsteam wechseln. Im Mittelpunkt stehen die praktische Kontrolle und der Weiterbetrieb. Welche Materialien, Berechtigungen und Leistungen Ihnen zustehen, hängt von Ihrer Vereinbarung ab. Eine Kontoeinladung oder ein Ordner mit Dateien klärt für sich allein noch keine Rechte am geistigen Eigentum.
1. Den Umfang der Übergabe vereinbaren
Gehen Sie vom Angebot und dem abschließend vereinbarten Leistungsumfang aus. Listen Sie die Seiten, Sprachen, Integrationen und bearbeitbaren Materialien auf, die geliefert werden. Unterscheiden Sie zwischen der veröffentlichten Website, ihren Quelldateien, Designdateien, Inhaltsexporten und den Diensten Dritter. Eine Website aus einem gehosteten Editor lässt sich möglicherweise anders exportieren als eine individuell entwickelte Codebasis. Fragen Sie deshalb, was ein anderer autorisierter Dienstleister benötigt, um genau diese Website zu betreuen.
Halten Sie das Übergabedatum, die genaue Version, die abgenommen wird, und die verantwortliche Person für jeden Punkt fest. Wenn nach dem Start weitergearbeitet wird, kennzeichnen Sie, auf welche Version sich die Dokumentation bezieht. Eine Aufzeichnung eines alten Editors oder ein Archiv von vor der letzten Korrektur kann irreführend sein, selbst wenn alle erwarteten Ordner vorhanden sind.
Verwenden Sie drei einfache Statusangaben: erhalten und geprüft, erhalten, aber ungeprüft, sowie ausstehend. „Per E-Mail versendet“ bedeutet nicht automatisch „für das übernehmende Team nutzbar“. Ergänzen Sie einen Abnahmevermerk, der die Prüfung beschreibt, etwa das Öffnen der Designdatei in der vereinbarten Anwendung oder die Anmeldung im Hosting-Konto mit der vorgesehenen Rolle.
Das Übergabeformat frühzeitig festlegen
Führen Sie eine kurze Bestandsliste an einem gemeinsamen Ablageort, den das Unternehmen dauerhaft nutzen kann. Speichern Sie ergänzende Dateien in eindeutig benannten Ordnern und geben Sie bei Bedarf Version oder Datum an. Machen Sie aus der Liste kein Passwortdokument. Halten Sie fest, wo Zugangsdaten verwaltet werden und wer Zugriff gewähren kann. Geheime Zugangsdaten gehören in ein geeignetes sicheres System.
2. Konten, Domain und Zahlungszuständigkeiten prüfen
Ermitteln Sie den Domainregistrar, DNS-Anbieter, Hosting-Dienst, Website-Editor oder das Code-Repository sowie alle Formular-, Buchungs- oder E-Mail-Dienste, von denen die Website abhängt. Dafür können separate Konten bestehen. Wer eine Seite bearbeiten kann, darf deshalb nicht unbedingt auch die Domain verlängern, den Rechnungskontakt ändern oder die Website wiederherstellen.
Erfassen Sie für jedes Konto die verantwortliche Organisation, den eingeladenen Nutzer, die Berechtigungsstufe, die für Verlängerung oder Abonnement zuständige Person und den Kontakt für die Kontowiederherstellung. Nutzen Sie individuelle Einladungen, sofern die Plattform dies unterstützt. Prüfen Sie, ob sich die vorgesehenen Personen mit ihren eigenen Konten anmelden und die Aufgaben ihrer Rolle erledigen können. Befolgen Sie die Verfahren des Anbieters für die Mehrfaktor-Authentifizierung und Kontowiederherstellung. Vermeiden Sie es, ein gemeinsames Administratorpasswort weiterzugeben.
Lassen Sie sich vom bisherigen Team erklären, welche DNS-Einträge zur Website und welche zu E-Mail oder anderen Diensten gehören. Dokumentieren Sie die Konfiguration mit Datum, bevor eine vereinbarte Änderung erfolgt. Cloudflare dokumentiert den Import und Export von DNS-Einträgen; andere Anbieter haben eigene Funktionen. Eine exportierte Liste ist ein nützlicher Nachweis, aber kein vollständiges Backup aller mit der Domain verbundenen Dienste.
Bei einer Übergabe müssen nicht alle Anbieter gewechselt werden. Ist ein Transfer erforderlich, vereinbaren Sie zunächst das aufnehmende Konto, die Abhängigkeiten, den Zeitpunkt und die Prüfungen. Kündigen Sie den bisherigen Dienst nicht allein deshalb, weil eine neue Einladung eingegangen ist. Klären Sie, wer die nächste Verlängerung bezahlt und wohin wichtige Mitteilungen gehen, insbesondere wenn die bisherige Kontaktperson das Projekt verlässt.
3. Eine tatsächlich prüfbare Bestandsliste erstellen
Die folgende Vorlage dient als Ausgangspunkt. Ersetzen Sie die Beispiele durch Ihre tatsächlichen Systeme und vereinbarten Liefergegenstände. Weisen Sie jeder Zeile eine verantwortliche Person und einen Status zu. Liegt ein Punkt außerhalb des Projektumfangs, halten Sie dies ausdrücklich zusammen mit dem nächsten Schritt fest, statt ihn stillschweigend als geliefert zu behandeln.
| Zu erfassender Punkt | Anzufordernder Nachweis | Prüfung durch das übernehmende Team |
|---|---|---|
| Domain, DNS und Hosting | Kontozugänge, Rollen, Kontakt für Verlängerungen und dokumentierte Konfiguration | Autorisierte Personen können die Dienste finden und die erforderlichen Einstellungen einsehen |
| Website-Quellcode oder Editor | Repository oder Arbeitsbereich, abgenommene Version und Anleitung zur Veröffentlichung | Das übernehmende Team kann das Projekt öffnen und die veröffentlichte Version erkennen |
| Inhalte und Designmaterialien | Vereinbarte bearbeitbare Dateien, Exporte, Materialliste und Lizenzverweise | Dateien lassen sich korrekt öffnen; Einschränkungen bei Nutzung oder Bearbeitung sind dokumentiert |
| Formulare und Integrationen | Ziele, zuständige Konten, Abhängigkeiten und sicheres Testverfahren | Ein vereinbarter Test zeigt den vorgesehenen Ablauf, ohne echte Kunden zu kontaktieren |
| Backups und Wiederherstellung | Backup-Speicherort, Umfang, Datum und Wiederherstellungsanleitung | Eine sichere Wiederherstellungsdemonstration umfasst die relevanten Teile der Website |
| Support und offene Arbeiten | Kontaktweg, Leistungsumfang, Betreuungszeitraum und Liste offener Punkte | Für jeden offenen Punkt sind der nächste Schritt und eine verantwortliche Person vereinbart |
Bitten Sie um Nachweise, auf die Sie nach dem Gespräch erneut zugreifen können. Eine kurze Aufzeichnung kann eine gewöhnliche Inhaltsänderung erklären; ein schriftlicher Befehl oder eine Veröffentlichungsabfolge hilft der technischen Betreuung. Beides darf keine geheimen Schlüssel offenlegen. Die Bestandsliste sollte auf diese Unterlagen verweisen und festhalten, wer sie bei Änderungen an der Website aktuell hält.
Zugriff auf den Quellcode getrennt von Veröffentlichungsrechten prüfen
Ein Code-Repository und ein Hosting-Konto erfüllen unterschiedliche Zwecke. Wenn die Übertragung eines Repositorys vereinbart ist, prüfen Sie anschließend dessen Integrationen und Berechtigungen. GitHub weist darauf hin, dass Webhooks, Secrets und Deploy Keys mit einem übertragenen Repository verknüpft bleiben. Eine Übertragung ersetzt daher nicht die Prüfung, welche Personen und Systeme weiterhin auf das Projekt einwirken können.
4. Dateien und Wiederherstellungsanleitungen nutzbar machen
Fordern Sie die in Ihrer Vereinbarung genannten Materialien in einem Format an, mit dem das übernehmende Team arbeiten kann. Dazu können bearbeitbare Seiteninhalte, Originalbilder, freigegebene Logodateien, Designunterlagen und Quellcode gehören. Listen Sie externe Schriftarten, Stockbilder, Plugins und andere Abhängigkeiten zusammen mit den Konto- oder Lizenzangaben auf, die zur Klärung der weiteren Nutzung erforderlich sind. Gehen Sie nicht davon aus, dass sich jedes Material Dritter uneingeschränkt übertragen oder wiederverwenden lässt.
Bei einer individuellen Entwicklung fragen Sie nach der unterstützten Laufzeitumgebung, einer Installationsanleitung für Abhängigkeiten, dem Build-Befehl, den Namen der Konfigurationsvariablen und dem Ablauf für Vorschau und Veröffentlichung einer Änderung. Tatsächliche geheime Werte gehören nicht in die allgemeine Dokumentation. Eine fachkundige Betreuungsperson sollte erkennen können, welche Einstellungen zur Testumgebung gehören und welche Verbindungen zu produktiven Diensten herstellen.
Legen Sie fest, was ein Backup umfasst. Die WordPress-Dokumentation erklärt, dass eine typische WordPress-Wiederherstellung sowohl die Datenbank als auch die Dateien benötigt. Bei einer anderen Plattform lassen Sie sich die entsprechenden Abhängigkeiten vom Dienstleister erläutern. Ein Screenshot, ein Quellcodearchiv oder ein Export der Seitentexte kann jeweils nützlich sein. Nichts davon sollte jedoch ohne Erläuterung seiner Grenzen als vollständiger Wiederherstellungsplan bezeichnet werden.
Vereinbaren Sie, wer Backups erstellt, wo sie gespeichert werden, wie lange sie aufbewahrt werden und wie die Wiederherstellung geprüft wird. Bitten Sie um eine Demonstration in einer sicheren Umgebung mit angemessenem Umgang mit Kundendaten. Halten Sie fest, was wiederhergestellt wurde und was außerhalb der Übung blieb. Nutzen Sie die veröffentlichte Website nicht für einen improvisierten Wiederherstellungstest und gehen Sie nicht davon aus, dass ein ungeprüftes Archiv jeden Ausfall behebt.
5. Einen kurzen Abnahmedurchlauf durchführen
Verwenden Sie für den Durchlauf die eigenen autorisierten Konten des übernehmenden Teams. Finden Sie die abgenommene Website-Version, öffnen Sie den Editor oder das Projekt, suchen Sie die Support-Anleitung und führen Sie eine gewöhnliche Änderung in einer Vorschau- oder Testumgebung vor. So lässt sich feststellen, ob die nächste zuständige Person die Website anhand der übergebenen Materialien betreiben kann, statt auf Erklärungen angewiesen zu sein, die nur im Gedächtnis des Dienstleisters existieren.
Prüfen Sie einige tatsächliche Kundenwege: eine Leistungsbeschreibung lesen, auf dem Smartphone navigieren, zum Anfrageweg gelangen und die vereinbarten Bestätigungs- und Fehlermeldungen kontrollieren. Nutzen Sie sichere Testbedingungen für Formulare, Buchungen und Zahlungen. Vereinbaren Sie Testadressen und Ziele im Voraus, damit bei der Übergabe keine Nachrichten an echte Kunden versendet oder unbeabsichtigte Bestellungen ausgelöst werden.
Prüfen Sie auch die passenden Zugriffsrechte für Such- und Analysekonten, sofern diese zum Umfang gehören. Google Search Console unterscheidet zwischen Inhabern, uneingeschränkten und eingeschränkten Nutzern und erklärt, wie Bestätigungstokens die bestätigte Inhaberschaft beeinflussen. Die Prüfung der Search-Console-Berechtigungen ist vom Zugriff auf die Website selbst zu unterscheiden. Halten Sie die relevante Property und Rolle fest, ohne den Zugriff als Beleg dafür zu betrachten, dass Google jede Seite indexiert hat.
Ein hypothetisches Übergabebeispiel für eine Beratung
Stellen Sie sich eine Unternehmensberatung vor, die eine Website mit fünf Seiten übernimmt. Die Geschäftsleitung kann Texte bearbeiten, doch Verlängerungsmitteilungen gehen weiterhin an einen früheren Dienstleister und das Ziel des Formulars ist nicht dokumentiert. Das Team erfasst beide Lücken, bestätigt den Rechnungskontakt über das Verfahren des Anbieters und dokumentiert den Formularweg mit einem vereinbarten Test. Anschließend wiederholt die Geschäftsleitung eine Änderung in der Vorschau anhand der übergebenen Anleitung. Dies veranschaulicht die Methode und ist kein Bericht über ein Kundenergebnis.
6. Support festlegen und verbleibende Zugriffe prüfen
Halten Sie schriftlich fest, was nach der Abnahme geschieht. Wer kümmert sich um einen Ausfall, ein fehlerhaftes Formular, eine Inhaltsänderung oder die Verlängerung eines Abonnements? Trennen Sie die Korrektur vereinbarter Liefermängel von neuen Funktionen und laufender Wartung. Nennen Sie den vereinbarten Kontaktweg, den Betreuungszeitraum, gegebenenfalls Kosten und etwaige Zusagen zu Reaktionszeiten. Aus einer Support-E-Mail-Adresse lässt sich keine Überwachung rund um die Uhr ableiten.
Führen Sie eine kurze Liste offener Arbeiten mit Problem, Auswirkung, nächstem Schritt, verantwortlicher Person und Prüfdatum. Entscheiden Sie, welche Probleme die Abnahme verhindern und welche aufgrund einer ausdrücklichen Vereinbarung danach bearbeitet werden können. Falls beispielsweise eine Buchungsintegration noch nicht verfügbar ist, dokumentieren Sie den alternativen Kundenweg und wer entscheidet, wann die endgültige Integration einsatzbereit ist.
Prüfen Sie ausscheidende Mitarbeitende und Dienstleister, Einladungen, Integrationstokens und Wiederherstellungskontakte, nachdem das übernehmende Team den Weiterbetrieb überprüft hat. Behalten Sie nur die Zugriffe bei, die für die vereinbarte weitere Arbeit erforderlich sind. Stimmen Sie das Entfernen von Zugängen oder den Austausch von Zugangsdaten mit der technisch verantwortlichen Person ab, damit die Bereinigung nicht unerwartet Veröffentlichungen, Formulare oder andere abhängige Dienste unterbricht. Dokumentieren Sie die Entscheidungen, ohne geheime Werte darin zu speichern.
7. Übergabeanforderungen ins Website-Briefing aufnehmen
Am einfachsten lässt sich eine brauchbare Übergabe vor Arbeitsbeginn vereinbaren. Ergänzen Sie im Website-Projektbriefing, wer die Inhalte bearbeiten soll, welche technischen Fähigkeiten intern vorhanden sind, welche Dateien benötigt werden, wie Konten organisiert sein sollen und welcher Support erforderlich ist. Wenn eine bestehende Website den Dienstleister wechselt, verbinden Sie diese Bestandsliste mit einer Prüfung vor dem Redesign, damit die Verantwortung für vorhandene Dienste sichtbar bleibt.
Bestätigen Sie vor dem Projektabschluss, dass die Bestandsliste der Vereinbarung entspricht, die erforderlichen Zugriffe funktionieren, sich die gelieferten Dateien öffnen lassen, der sichere Prüfdurchlauf dokumentiert ist und offene Arbeiten eine verantwortliche Person haben. Bewahren Sie die abgenommene Version und die Übergabenotizen gemeinsam auf. So hat die nächste Betreuungsperson eine praktische Ausgangsbasis, wenn Änderungen oder Probleme anstehen.
Der Website-Service von Digital Studio beginnt bei 2.190 EUR für die einmalige Erstellung von bis zu fünf Seiten mit bereitgestellten Inhalten, responsivem Design, SEO-Grundlagen, einem Kontaktformular zur Leadgewinnung und Veröffentlichung auf Ihrer Domain. Konkrete Übergabematerialien, Transfers, Schulungen und laufender Support sollten für Ihr Projekt schriftlich vereinbart werden; diese Checkliste erweitert das veröffentlichte Paket nicht um solche Leistungen. Beschreiben Sie Ihre Website und Ihre Anforderungen an die Übergabe, damit der Umfang vor Arbeitsbeginn besprochen werden kann.
